Consultance – Recrutement d’un cabinet d’audit pour l’évaluation organisationnelle

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Contexte de la mission

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. L’Organisation fournit une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Elle veut une couverture universelle de santé où chaque personne ait accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.). Pour mener à bien sa mission, elle se base sur trois piliers : Soigner, Accompagner et Témoigner.

Dans le cadre de la procédure d’obtention du Humanitarian Partnership Certificate de la Direction générale de la protection civile et des opérations d’aide humanitaire européennes (DG ECHO) pour la période 2028-2034, Médecins du Monde Belgique souhaite désigner un cabinet d’audit indépendant chargé de réaliser l’évaluation organisationnelle prévue par les Termes de Référence de la Commission européenne (voir ci-joint).

Cette mission vise à évaluer les systèmes, procédures, contrôles internes et mécanismes de gouvernance de l’organisation afin de déterminer si celle-ci satisfait aux critères d’éligibilité et de capacité exigés par la DG ECHO.

Description de la mission

Les prestations seront réalisées conformément aux Termes de Référence (TdR) de la Commission européenne (DG ECHO), annexés au présent cahier des charges.

Le cabinet d’audit retenu sera chargé de réaliser l’ensemble des travaux prévus par les TdR, notamment :

• analyser la documentation mise à disposition par Médecins du Monde Belgique ;
• réaliser les travaux d’évaluation sur site et les entretiens nécessaires ;
• compléter le questionnaire d’évaluation et produire les livrables prévus par les TdR ;
• remettre un rapport d’évaluation indépendant conforme aux exigences de la DG ECHO.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur les éléments suivants :

• les prestations seront principalement réalisées au siège de Médecins du Monde Belgique à Bruxelles ;
• l’offre technique, l’offre financière et les échanges avec MdM-BE pourront être rédigés en français ;
• conformément aux TdR de la DG ECHO, le rapport d’évaluation indépendant final et les livrables destinés à la Commission européenne devront être rédigés en anglais.

Conditions d’éligibilité et exigences relatives à l’équipe d’audit

Les soumissionnaires devront démontrer qu’ils satisfont aux exigences minimales définies dans les Termes de Référence de la Commission européenne (DG ECHO)

a) Conditions d’éligibilité du soumissionnaire

Le cabinet d’audit (ou l’auditeur responsable de la mission) devra :

• être membre d’un organisme professionnel national de comptabilité ou d’audit affilié à la Fédération internationale des comptables (IFAC), ou
• être inscrit au registre public d’un organisme de supervision publique d’un État membre de l’Union européenne, conformément à la Directive 2006/43/CE relative au contrôle légal des comptes ;
• être totalement indépendant de Médecins du Monde Belgique. Les auditeurs internes de l’organisation ou toute personne présentant un conflit d’intérêts ne sont pas admissibles.

Les soumissionnaires devront joindre à leur offre les documents attestant du respect de ces conditions.

b) Composition de l’équipe d’audit

L’équipe proposée devra être conforme aux exigences minimales des Termes de Référence de la DG ECHO et comprendre des professionnels disposant des niveaux d’expérience suivants :

• Catégorie 1 – Associé (Partner) : minimum 12 années d’expérience professionnelle et habilitation à signer des rapports d’audit statutaires ;
• Catégorie 2 – Manager : minimum 6 années d’expérience professionnelle ;
• Catégorie 3 – Senior Auditor : minimum 3 années d’expérience professionnelle ;
• Catégorie 4 – Assistant Auditor : minimum 6 mois d’expérience professionnelle.

L’offre technique devra comprendre les curriculum vitae de l’ensemble des membres de l’équipe proposée. Chaque CV précisera notamment les qualifications, l’expérience professionnelle, le rôle prévu dans la mission ainsi que les références de missions comparables (organisation bénéficiaire, nature des prestations, période de réalisation et bailleur concerné, le cas échéant).

Planning de la mission

La mission d’évaluation débutera le 1er octobre 2026 et devra être finalisée par la remise du rapport d’évaluation final au plus tard le 31 décembre 2026.

La mission se déroulera en trois phases principales :

1. Analyse documentaire et préparation

À l’issue de la notification du marché, l’auditeur organisera une réunion de lancement avec Médecins du Monde Belgique afin de préciser les modalités pratiques de la mission et de communiquer la liste des documents nécessaires à l’évaluation.

Sur la base des documents transmis par MdM-BE, l’auditeur procédera à l’analyse documentaire, préparera son programme de travail et planifiera les travaux sur site, conformément aux Termes de Référence de la DG ECHO.

2. Travaux sur site (Fieldwork)

Les travaux sur site seront réalisés au siège de Médecins du Monde Belgique à Bruxelles. Ils comprendront notamment :

• la vérification des systèmes, procédures et contrôles internes ;
• l’examen des pièces justificatives nécessaires à l’évaluation ;
• les entretiens avec les personnes ressources ;
• les demandes éventuelles de compléments d’information ;
• la réunion de clôture (« Closing Meeting ») destinée à présenter les principales constatations de la mission.

3. Reporting

Le processus de reporting sera conduit conformément aux Termes de Référence de la Commission européenne (DG ECHO). Il comprendra la transmission successive des différentes versions du rapport (draft, draft révisé, pré-final et final), ainsi que les échanges de commentaires entre l’auditeur et Médecins du Monde Belgique.

Le calendrier détaillé des différentes étapes de reporting sera proposé par le soumissionnaire dans son offre technique. Il devra être réaliste, clairement présenté et permettre le respect de la date limite de remise du rapport final fixée au 31 décembre 2026.

Le rapport d’évaluation final sera rédigé en anglais conformément aux exigences de la DG ECHO et sera remis sous la forme prévue dans les Termes de Référence.

Remarque : Médecins du Monde Belgique bénéficie d’une Financial Capacity Assessment (FCA) reconnue par la DG ECHO et toujours valable au moment du lancement de la présente procédure. Conformément aux Termes de Référence de la DG ECHO, les questions relatives à la capacité financière couvertes par cette évaluation ne feront pas partie du périmètre de la mission. Les soumissionnaires sont invités à en tenir compte dans l’élaboration de leur offre technique et financière.

Personnes de contact pour l’offre

Les offres devront être transmises exclusivement par courrier électronique à l’adresse suivante : consultancy@medecinsdumonde.be

Pour toute question relative au présent cahier des charges, les soumissionnaires peuvent contacter : Julie Desrues à l’adresse consultancy@medecinsdumonde.be

Une fois la décision d’attribution prise, les soumissionnaires seront informés par mail. 

Délais

Les offres doivent parvenir à la personne de contact par voie d’e-mail, au plus tard, le 31/07/2026 à 24h00.

Les soumissionnaires seront informés de l’issue de la procédure le 17/08/2026.