Belgium

Expériences et compétences demandées

• Formations : certificat universitaire en « Développement et Coopération Internationale », Communication, Relations publiques, Sciences politiques ou Journalisme ; ou l'équivalent sur base d’une expérience pertinente à démontrer.
• Toute expérience Gestion de programme de développement est un atout.
• Connaissance et compréhension de l’environnement média.
• Aptitudes rédactionnelles avérées.
• Sens du contact commercial et des relations humaines.
• Dynamique, Efficacité, Autonomie, Grande Proactivité et Jusqu’auboutisme.
• Capacités à travailler dans un environnement interculturel.
• Trilingue Ndls, FR et Anglais.
• Volonté de travailler occasionnellement le soir ou le week-end.

 

Mi Temps

Basé au siège  = 3001 Heverlee, Geldenaaksebaan 322/2

 

Backgroud

CONGODORPEN/CONGOVILLAGES est une a.s.b.l. reconnue comme ONG et actif depuis 50 ans au RD Congo. CONGODOPREN a pour but d’améliorer le bien-être de communautés vivant dans les villages au RD Congo en contribuant à des changements durables tant au niveau de la Santé que de l’Education et du Revenu des ménages, car nous considérons que ces domaines sont complémentaires et interdépendants. C’est ce qu’on appelle le Développement Intégral. Notre approche se veutrésolument participative – car elle est construite essentiellement sur des initiatives locales- et communautaire – car elle se structure autour d’Organisations de la Société Civiles issues des communautés avec lesquelles nous travaillons.

 

Responsabilités

• Gestion et développement d’un portefeuille de bailleurs institutionnels
• Production et diffusion des News letter, des lettres de remerciement et du rapport annuel aux donateurs et médias sociaux. Mise à jour du site web et de la page Facebook.
• Développement de contacts interprofessionnels belgo- congolais dans nos secteurs d’intervention – santé, éducation, petit entreprenariat et développement local- pour renforcer l’assise sociétale de l’association (membres et sympathisants), notre expertise et notre panel de donateurs.

 

Expériences et compétences demandées

• Formations : certificat universitaire en « Développement et Coopération Internationale », Communication, Relations publiques, Sciences politiques ou Journalisme ; ou l'équivalent sur base d’une expérience pertinente à démontrer.
• Toute expérience Gestion de programme de développement est un atout.
• Connaissance et compréhension de l’environnement média.
• Aptitudes rédactionnelles avérées.
• Sens du contact commercial et des relations humaines.
• Dynamique, Efficacité, Autonomie, Grande Proactivité et Jusqu’auboutisme.
• Capacités à travailler dans un environnement interculturel.
• Trilingue Ndls, FR et Anglais.
• Volonté de travailler occasionnellement le soir ou le week-end.

 

Offre :

• Contrat durée indéterminée.
• Mi-temps.
• Salaire selon PC 329, chèques-repas, indemnité de transport en commun ou à vélo, prime de fin d’année, assurance groupe.
• Emploi dans une petite équipe très dynamique : 2 collègues en Belgique et 2 collègues sur le terrain en RDC, 1 Conseil d’Administration expérimenté issus du terrain de la coopération au développement
• Coaching et support technique par la Direction
• Opportunités
  • Voyages sur le terrain à la rencontre de nos partenaires et bénéficiaires
  • Développement d’initiatives propres dans le cadre des responsabilités liées au poste
  • Augmentation progressive de la part temps sur le poste (vers un 4/5 ou un temps plein) en fonction des résultats

 

Processus de recrutement :

• Envoyer votre lettre et CV pour le 31/10
• Dépouillement des offres et interview : 4-15/11
• Mise en poste < 01/12

 

Contact

Magali Guyaut (Directie): magali.guyaut@congodorpen.org

We are looking for someone who is organised, open, efficient, flexible and personable. The successful candidate will be a good team worker, able to take initiative, a good planner, pay attention to detail, and be equally supportive and assertive.

Essential:

• Fluency in French and English

• Minimum of three years financial experience

• Excellent computer skills (Word, Excel, internet)

• Ability to handle multiple tasks and competing demands

• A ‘support minded’ attitude

• An interest in environmental and social issues

• Knowledge of Belgian regulations (legal, fiscal, social)

Desirable:

• Experience of working for an NGO

• Experienced with Winbooks accounting software

Indicative salary & working conditions From €3,617 to €4,367 (full time equivalent) per month – gross salary (depending on experience), plus lunch vouchers (€6 per working day) and a contribution to travel costs from home to office. Fern offers its staff 5 extra days holiday (full time equivalent) per year on top of legal holiday, and 4 additional staff holidays granted between Christmas and New Year. Staff also earn an additional day for every two years worked at Fern, up to a maximum of 5 days.  

D. HOW TO APPLY

Applications should be made in English and comprise:

I. CV

II. a covering letter explaining why you are interested in this job, including what attracts you to Fern and what you could bring to Fern

Applications without a properly prepared covering letter will not be considered

Deadline for applications: Midnight 20 October

Please note, only shortlisted candidates will be contacted in w/c 28 October

Indicative interview date will be: 18 November

Send applications to: julie@fern.org

If you'd like to discuss the job, contact Viviane Vandemeulebroucke: viviane@fern.org

Fern values a diverse work force and welcomes applications from all sections of the community.

Fern is a non-governmental organisation (NGO) created in 1995. Our mission is to achieve greater practices of the European Union. We do this by coordinating NGO networks and by working with partners to achieve change. We believe that to be effective it is essential to understand and address the social dimension of environmental conflicts; that strong coalitions are more likely to achieve lasting change; and that presenting ways forward is more effective than highlighting problems. We are committed to tackling gender injustice and supporting women’s rights. We have no director and strive to make decisions by consensus. Details of our work areas and campaigns can be found at www.fern.org. We currently have 19 staff, mainly working from three offices, in Brussels (Belgium), Paris (France) and Moreton-in-Marsh (UK). We are looking for a Finance and Human Resources Officer, to provide strong and professional support to the Brussels Office and the wider organisation. The post will be 4 days per week, with the possibility of increasing this to full time (subject to securing additional funding). At times flexibility may be required based on demand and workload including occasional weekend work (to attend board meetings for instance).

A. KEY AREAS OF RESPONSIBILITY AND ASSOCIATED TASKS

As a member of Fern’s Finance, Administration & Human Resources (FAHRM) team, the Finance and Human Resources Officer (FHRO) works with colleagues to ensure that Fern’s campaigns are properly supported to achieve their aims, by providing sound financial and administrative systems, procedures and structures for the organisation. The FHRO is responsible for the key day-to-day accounting functions of Fern. Keeping accounts for both countries (according to Belgian standards), the FHRO ensures that all expenses are processed according to Fern’s policies, paid and booked on time. The FHRO follows all payments and receipts, ensuring they are properly documented, and that Fern has up to date financial information. The FHRO leads on Belgian administrative issues in the Brussels office, including working with the landlord and dealing with health and safety, insurance and human resources.

Specific tasks include:

General accounting and cash/bank management

• General bookkeeping (analytical) and maintenance of the accounting system structure
• Preparing reports & downloading data from the accounting software; supporting colleagues to understand and interpret the information and responding to their queries
• Checking, filing and booking bank statements/petty cash accounts into accounting software (Winbooks)
• Reviewing and managing daily cash balances on all accounts
• Reconciling control and suspense accounts and taking corrective action where needed
• Booking partners’ costs into the accounting software and applying correct exchange rates to accounting entries
• Maintaining Fern’s asset register
• Assisting with the accounts closedown procedures
• Preparing for and being involved with institutional and project audits
• Managing the relationship with Fern’s Belgian banks
• Completing legal returns (e.g. Tax returns, BNB Submissions, Fiche 281.50 for consultants)

Purchase invoices, expenses & payments

• Ensuring all payments are properly authorised, coded and documented, and making payments
• Filing paper documents
• Liaising with suppliers, staff and others to resolve queries
• Checking and assisting with the preparation of consultant contracts
• Booking of invoices, staff expenses and reimbursement of cash expenses

Salaries & Belgian HR

• Administering human resources information, including submissions to Fern’s social secretariat (currently UCM), overseeing salaries and managing the relationship with the social secretariat
• Acting as focal point for staff queries re human resources and researching answers where necessary
• Collating, distributing and filing salary and other human resource documentation
• Dealing with staff changes, with regards to terms of employment, contracts etc.
• Booking UK and Belgium payroll data into accounting software, including payslips, net pay, pensions and tax
• Supporting staff to prepare timesheets and prepare the allocation to donors according to budget
• Allocating salary costs per timesheet/budget/donor and booking these into th accounting software
• Assisting with the recruitment and induction process for new staff
• Administration of Brussels travel passes and lunch vouchers

Belgian Office Management

• Establishing and updating Belgian insurance requirements, approving invoices, coordinating claims, managing contracts and filing documentation
• Ensuring a safe and healthy working environment in Brussels, including management of the landlord relationship and attending Mundo-B’s Office Management meetings/AGMs
• Maintenance of Fern’s legal registration, including publishing information in the Belgian Gazette (Moniteur Belge)
• Providing training to operational staff members on financial processes
• Liaising with the IT helpdesk

Finance, Administration & Human Resources (FAHRM) team management: (Jointly with FAHRM team colleagues)

• Participating and assisting in the coordination of weekly FAHRM meetings
• Establishing FAHRM objectives and drafting quarterly work plans
• Regularly reviewing and updating Fern’s House Rules and Procedures

B. OTHER REQUIREMENTS

• Travel. As is an international organisation with offices in UK, Belgium and France, some travel will be required between the offices and possibly further afield
• Management of the organisation. The finance officer shares responsibility with all colleagues for contributing to the managing of the organisation by attending and inputting into the monthly ‘pre-management team’, annual strategy and Board meetings
• Flexibility. Fern is a small campaigning organisation, and some flexibility will be required with regards to working hours, for example in the case of preparing urgent funding proposals, budgets, audits etc.

PROFIL

• Vous êtes titulaire d’un diplôme universitaire équivalent à un master en sciences de la population et du développement ou en sciences politiques reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou bien vous possédez un master reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles avec une expérience pertinente d’au moins 5 ans dans le domaine du développement.
• Vous possédez une expérience professionnelle pertinente d’au moins 5 ans dans la gestion de dossiers relevant de la coopération au développement.
• Vous avez géré un programme ou un projet bénéficiant d’un financement d’au moins un million d’euros.

Les diplômes et l’expérience repris ci-dessus sont des exigences absolues. Les dossiers ne les rencontrant pas ne seront pas retenus.

• Vous avez participé à la rédaction de dossiers pour répondre à un appel d’offres ou à propositions émanent de l’Union européenne ;
• Vous avez une expérience en matière de partenariat public-privé
• Vous avez d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse ;
• Vous avez d’excellentes capacités de penser en termes stratégiques ;
• Vous avez d’excellentes capacités de rédaction ;
• Vous avez une bonne connaissance des problématiques de développement, des organisations internationales, des organismes et des mécanismes de coopération ;
• Vous avez une bonne connaissance de la Théorie du Changement et de la Gestion axée sur les résultats ;
• Vous avez une bonne connaissance de l’anglais et du néerlandais ;
• Vous avez une bonne pratique des outils informatiques courants.

L’APEFE est un des acteurs institutionnels de la coopération belge non gouvernementale. Elle est aussi le centre d’expertise en coopération au développement de Wallonie-Bruxelles International.

Résolument engagée dans la promotion des objectifs du développement durable des Nations Unies, elle conçoit et met en œuvre des programmes de développement dans une dizaine de pays. Ceux-ci visent, en général, l’amélioration de la situation des populations les plus fragiles, les femmes et les jeunes, au travers d’une meilleure insertion socioprofessionnelle. Dans ce cadre l’Éducation, la formation technique et professionnelle, le développement des capacités entrepreneuriales, le développement des TPE et des PME, l’adaptation aux changements climatiques, l’amélioration des soins de santé, sont au cœur de ses préoccupations. Les thématiques transversales telles l’égalité des genres, l’environnement, les droits des personnes, la lutte contre les inégalités constituent des axes fondamentaux pour ses actions.

L’APEFE souhaite renforcer l’équipe de son siège situé à Bruxelles en recrutant un ou une RESPONSABLE DE PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT pour une prise de fonction rapide.

FONCTIONS PRINCIPALES

Au sein de l’équipe des responsables de programme en étroite liaison avec les responsables thématiques les services supports, et les équipes locales, dans une dynamique de gestion de la connaissance :

• Vous contribuez à la formulation de la stratégie générale de l’association ;
• Vous contribuez, pour les pays ou les thématiques dont vous avez la charge, en étroite collaboration avec les administrateurs et les administratrices de programmes, à la formulation des stratégies spécifiques à ces pays ou ces thématiques après en avoir analysé les besoins ;
• Vous assurez, pour les pays ou les thématiques dont vous avez la charge, une veille stratégique en termes de politiques sectorielles de développement afin de développer une vision prospective ;
• Vous développez, dans votre périmètre de responsabilité et au-delà, un réseau de partenaires potentiels au niveau institutionnel, dans la société civile, dans le secteur privé tant en Wallonie et à Bruxelles que dans le reste du monde ;
• Vous organisez et coordonnez, pour les pays ou les thématiques dont vous avez la charge, l’identification, la formulation, le suivi et l’évaluation de programmes sectoriels appelés à être financés par divers bailleurs de fonds au niveau belge et au niveau international ;
• Vous développez un réseau de relations professionnelles avec les institutions nationales et internationales ainsi que les ONG, intervenant dans les pays dont il ou elle a la charge et se tient informé de leur politique et de leur stratégie ;
• Vous recherchez de manière proactive toute synergie et toute collaboration avec toute institution poursuivant les mêmes buts et objectifs que l’association ;
• Vous contribuez à la constitution d’une base de données d’expert et de partenaires ;
• Vous contribuez activement à la gestion de la connaissance de l’association ;
• Vous contribuez activement au respect de l’intégrité de l’association en appliquant ou veillant à l’application du code éthique ;
• Vous prenez toutes les mesures nécessaires pour contribuer à l’égalité homme-femme dans toutes ses dimensions ;
• Vous contribuez activement à la communication interne et externe de l’association en vue de promouvoir ou de défendre son image dans le respect du code éthique ;
• Vous vous tenez informés des programmes de financement des grands bailleurs internationaux et multilatéraux (Union européenne ; Banque Mondiale, Banques régionales de développement, fondations…) et chaque fois que possible répondre à des appels à projets ou à des appels d’offres relatifs aux pays ou aux thématiques dont il ou elle a la charge.

Les dossiers de candidature seront composés :

1.       D’une lettre de motivation mettant en évidence les éléments requis par le profil ;

2.       D’un curriculum vitae ;

3.       D’une copie des diplômes requis par le profil ;

4.       D’une copie des attestations délivrées par les employeurs démontrant l’expérience professionnelle ;

5.       D’une copie d’un document justifiant la gestion du projet bénéficiant d’un financement d’au moins un million d’euros ;

6.       D’une copie des certificats de formation à la théorie du changement et à la gestion axée sur les résultats ;

7.       D’une copie des attestations de connaissance linguistique.

Les dossiers incomplets ne pourront être retenus.

Les candidatures seront classées en fonction des critères définissant le profil. Les candidats ou candidates retenus ou retenues seront invités ou invitées à passer une épreuve écrite et une épreuve orale.

Les dossiers de candidature sont à adresser à Madame Pascale Delcomminette, Administratrice déléguée de l’APEFE, par voie électronique à l’adresse : candidatures@apefe.org avec la mention RP201910 portée dans la rubrique « objet » du message.

Vous pouvez poser vos questions en appelant le numéro 02 421 83 82 ou par courriel à l’adresse candidatures@apefe.org.

Date limite de dépôt : 27 octobre 2019 à minuit.

Applicants should demonstrate the following attributes:

• A commitment to FoEE's vision, mission and values, and a personal commitment to environmental and social justice
• Ability to balance leadership and service in relation to the Young FoEE Steering Group
• Excellent organisation, facilitation and project management skills
• A demonstrable experience in democratic, participative and consensus-based facilitation and work (including voluntary work) within a grassroots and/or youth network, and working with volunteers from diverse cultural backgrounds and/or a commitment to promoting intersectional values
• Experience of work (including voluntary work) within a grassroots and/or youth network, including experience of working with volunteers
• Ability to advocate for a youth perspective, particularly with colleagues in Brussels and in Member Organisations
• Proven experience of drafting attractive and motivating written content
• As this is a demanding role, we will value the ability of the candidates to work sustainably (which would include the ability to multi-task, set priorities, self-motivate, manage time efficiently, and work well under pressure)
• Able to demonstrate strong teamwork skills
• Ability to write compelling fundraising applications
• Proficiency in Microsoft Office
• An excellent command of English, which is the working language for this post
• Prepared to work occasional evenings and weekends and to travel abroad, sometimes on trips of several days

The following attributes are desirable:

• Experience of having worked with a steering group or an executive committee, preferably within a European or international context
• Previous experience with Young Friends of the Earth, Friends of the Earth, or an environmental and social justice group/ organisation
• Experience of managing individuals and online teams
• Ability to speak one or more other European language
• Experience in managing social media platforms

Young Friends of the Earth Europe is seeking a Coordinator, to support a growing and diverse network of young activists, working on environmental and social justice issues in more than 20 countries across Europe.

Based in the Friends of the Earth Europe office in Brussels, full time, one year fixed contract with possibility of renewal, to ideally start from 1st January, 2020.

Deadline for applications: October 29th 2019, 09:00 CET (Central European Time).

Young Friends of the Earth Europe (Young FoEE) is a grassroots network of young people and youth organisations working collectively at the local, national, European and and International levels. It unites member groups from more than 20 countries across Europe, bringing together young people to share knowledge and skills and tackle social and environmental justice. Please see: https://www.foeeurope.org/yfoee for more information.

Young FoEE is an important and dynamic part of Friends of the Earth Europe (FoEE), one of the leading green NGOs in Brussels. The position will be based in Friends of the Earth Europe office, and the coordinator will be accountable to a steering group made up of volunteers from the Young FoEE network.

Work will include supporting the steering group and the Young FoEE network, planning and implementing high quality events and projects, and ensuring impactful youth campaigning.

Activities of the Young FoEE network include:

• Maintaining and growing a strong, diverse and inclusive youth network, with active individuals and member organisations from across Europe and beyond
• Campaigning and mobilising on topics including Climate Justice, Food & Agriculture, and Intersectionality in creative ways that achieve system change, and take account of power & privilege
• Building the capacity of young volunteers and activists with skills and experience for successful campaigning, actions, bringing about change in their local and national contexts, and creating solidarity between member groups and across regions

Purpose of the role:

To enable FoEE to progress towards its strategy to build the capacity of and empower future campaign leaders, through supporting the Young FoEE Steering Group, organising and delivering key Young FoEE training events and management of the work of the Young FoEE team.

Key Responsibilities:

1. Young FoEE network and Steering Group support

• Facilitate networking and cooperation between Young FoEE members on bilateral and pan-European levels, as well with contacts and groups from other FoE International regions
• Support the development of national and European-level campaigns which are impactful and relevant to young people
• Maintain and develop a distinctive and well-recognised Young FoEE identity among European youth, including support for communications online and on social media
• Support young volunteers and activists to develop knowledge, skills and values to make impactful contributions to the work of Young FoEE, with a focus on supporting the Young FoEE steering group
• Provide hands-on capacity to help implement the Steering Group's plans and decisions
• Provide leadership for the Steering Group by offering recommendations and proposals for future action, in particular through the annual planning processes.

2. Young FoEE Events and Project Management

• Ensure the delivery of Young FoEE training events, including communications with volunteers, arranging logistics and facilitation
• Manage all volunteers and/or staff engaged in the organising or delivery of the Young FoEE events and activities
• Draft and manage the allocated Young FoEE budget in line with FoEE finance policy and donor requirements
• Lead and support all fundraising activities on behalf of Young FoEE, including drafting applications, reporting, ensuring funder requirements and project goals are met and identifying new potential funding opportunities
• Follow and manage the progress of Young FoEE projects and involve relevant stakeholders.

3. Young FoEE Team Support

• Provide line-management support or peer-support for interns or collagues, including coaching, input to annual performance evaluation and the identification of their development needs
• Identify training and other professional development opportunities for Young FoEE team
• Organise team meetings and events
• Undertake any other tasks and projects on behalf of the team members as required to ensure continuation of YFoEE work.

Friends of the Earth Europe offers an attractive benefits package, including a 13th month, lunch vouchers, an additional 5 days of holidays per year, pension scheme, hospitalisation and comprehensive travel insurance. We also offer full coverage of train travel in case of commuting within Belgium.

The position is based in Brussels (full-time, 5 days a week) in the FoEE office.

Friends of the Earth Europe welcomes candidates of all descriptions, regardless of age, sexual orientation, marital status, wealth, religious, philosophical or political beliefs, language, present or future state of health, disability, physical or genetic characteristics, gender, pregnancy, parental status, change of sex, nationality, race, skin colour, ancestry, nationality, descent, national or ethnic or social origin.

The working language is English, but participants are not expected to be native speakers.

Conditions are according to Belgian legislation; hence the position is open solely to persons with right to work in the EU. The contract will be for one year with the possibility for an extension.

Starting date: ideally from 1st January 2020

Remuneration: EUR 2,852 - EUR 3,315 gross per month

If you feel inspired by the objectives and challenges of the position and believe that you have something to bring to the role, please send an email with an attached CV and a letter (no more than 2 A4 pages) - in this letter please tell us:

• About yourself and your background
• How you feel that your previous experience (professional, voluntary, lived experience etc.) has prepared you for this role
• Your suggestions about how the Young FoEE network could develop over the next 2 years. Please justify your suggestions and ideas.

Please send your CV and letter to nd.jobs@foeeurope.org by 9am (Brussels time, CET) on Tuesday October 29th.

Due to the high level of applications expected for this position, only candidates selected for interview will be contacted. Thank you for your understanding.

FoEE will store your application and all corresponding data for a period of 6 months after the job advert closes. If you would like us to keep your CV and application letter on file, please indicate this in your email.

Interviews will be conducted in the week of November 25th 2019.

For more information about FoEE and Young FoEE, see www.foeeurope.org and www.foeeurope.org/yfoee